Pemborosan waktu terbesar di sebagian besar organisasi adalah meeting puncak yang tidak efektif. Namun rapat itu penting. Untuk menjadi organisasi yang sukses, arus informasi sangat penting. Selain itu "menghadapi waktu" penting untuk mendukung dan melanggengkan hubungan dan kerja tim yang baik.
Bagaimana Anda menentukan kapan akan mengadakan meeting puncak? Apakah kalender menentukannya? Apakah Anda mengadakan rapat kapan pun Anda inginkan atau membutuhkannya?
Ada dua alasan untuk mengadakan meeting puncak: 1) Aliran informasi dan 2) Membatasi hubungan kemitraan atau kerja tim. Yang pertama kadang-kadang diabaikan atau "dibunuh berlebihan". Itu diabaikan ketika manajer menganggap karyawan dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan, atau harus mengambil inisiatif untuk meminta, jika mereka ingin mengetahui sesuatu. Adalah "berlebihan" ketika seorang manajer menyatukan semua orang untuk mendiskusikan atau mendengarkan informasi tentang segala hal. Kedua ujung spektrum ini tidak efektif dan tidak sesuai.
Karyawan individu jarang bersedia atau cukup aman untuk meminta informasi. Lebih lanjut, seorang karyawan tidak tahu apa yang tidak dia ketahui. Seorang manajer memiliki perspektif yang lebih luas dan dapat memberikan informasi penting yang bahkan tidak disadari oleh karyawan. Selanjutnya, meeting  yang efektif memberi manajer kesempatan untuk memberikan dan "tujuan dan konteks" karyawan tentang pekerjaannya dan membantu karyawan merasa lebih menjadi bagian dari organisasi. Pengetahuan tentang gambaran yang lebih besar dapat memberi anggota tim karyawan rasa "kita".
Tujuan rapat. Saat Anda mengirim undangan kepada peserta, pastikan Anda memasukkan dua item:

Tujuan meeting puncak, dan
Agenda meeting puncak


Setiap meeting di hotel cilotoindahpermai.co.id harus memiliki tujuan yang jelas dan hasil yang diharapkan. Juga, setiap orang yang menghadiri meeting puncak harus tahu sebelum datang apa tujuan dari meeting  itu dan hasil apa yang akan mereka dapatkan.
Jadwal acara. Agenda meeting puncak ditentukan oleh jenis meeting . Label "jenis" item agenda menentukan bagaimana item itu diperlakukan. Misalnya, jika item agenda adalah item yang memerlukan diskusi, hasil diskusi dinyatakan dengan jelas ("hasil" seperti: mendapatkan masukan atau pendapat, bertukar pikiran, mengumpulkan berbagai perspektif, dll.) Dan kerangka waktu yang terkait dengan diskusi yang ditugaskan .

Penyelesaian masalah. Digunakan saat perubahan diperlukan, atau untuk menyerang masalah. "Pembuat keputusan" atau "proses pengambilan keputusan" perlu hadir dan jelas untuk menyelesaikan masalah. Nyatakan berapa lama para peserta akan menangani masalah - Sampai masalah ini diselesaikan? Untuk jangka waktu tertentu dan jika tidak dapat diselesaikan, diajukan, didelegasikan, ditunda?
Diskusi. Sekelompok orang yang mendiskusikan ide atau topik merangsang orang lain dalam diskusi ke perspektif yang semakin luas dan bermakna.
Pengambilan Keputusan. Untuk memilih dari alternatif yang sebelumnya atau yang dikembangkan saat ini. Ini harus mencakup pembuat keputusan akhir.
Perencanaan Pencegahan masalah berorientasi masa depan, perincian tentang proses atau rencana tertentu, atau penetapan tujuan.
Pelaporan dan Penyajian. Ini bisa sangat efektif untuk memastikan semua orang mendengar informasi yang sama pada waktu yang bersamaan. Pelaporan, bagaimanapun, seringkali bisa menjadi item agenda yang disalahgunakan dalam rapat. Pertimbangkan apakah informasi dapat dilakukan satu lawan satu atau dalam bentuk tertulis atau di muka agar tidak menyia-nyiakan waktu orang yang masing-masing mungkin memiliki langkah yang berbeda dalam hal mengasimilasi informasi.
Masukan atau Masukan. Ketika banyak orang mengutarakan pendapat atau saran mereka kepada satu atau lebih individu tentang sesuatu yang telah terjadi, sebuah peristiwa yang terjadi, sebuah ide - apa pun yang dapat memberikan umpan balik atau masukan yang berarti kepada peserta. Nyatakan tujuan dan konteksnya (mengapa kita membicarakan hal ini dan bagaimana hal itu cocok dengan gambaran yang lebih besar) sehingga memiliki masukan yang berarti. Seorang fasilitator sangat membantu untuk tetap berada di jalurnya dan alat perekam sangat penting. Nyatakan kerangka waktu berapa lama input akan diterima.


Sebelum rapat, ketua rapat dapat memastikan keberhasilan dengan memeriksa status item tindakan dari meeting  sebelumnya dan meminta setiap kontributor rapat apakah ia memerlukan dukungan persiapan.
Selain itu, sebelum meeting puncak, ketua rapat akan menyiapkan selebaran apa pun termasuk agenda untuk dibagikan pada meeting  tersebut. Mungkin ada ruang yang tersisa di agenda untuk ditambahkan item menit terakhir.
Tentukan daftar peserta. Untuk menyatakan fakta sederhana: Setiap orang harus menghadiri rapat yang terkait dengan rapat. Itu mengarah pada efisiensi yang lebih besar. Namun, hal itu perlu diseimbangkan dengan logistik (misalnya geografi, kesulitan dalam menemukan slot waktu yang cocok untuk semua orang) dan keragaman pendengar (ketika Anda memiliki orang-orang dengan tingkat keahlian yang berbeda, sulit untuk menyesuaikan percakapan dengan semua orang dengan tepat. ).
Tentukan format rapat. Rapat yang efisien adalah meeting puncak di mana ada pertanggungjawaban mutlak untuk proses rapat. Rapat yang efisien sering kali berjalan cukup kaku dengan kepatuhan terhadap "aturan". Ketika aturannya longgar, meeting puncak berjalan dengan sejumlah singgung, kejelasan hilang, orang-orang berkomentar (tanpa henti) atau mengungkapkan pendapat tentang topik-topik yang tidak penting. Waktu yang dihabiskan dengan baik dalam rapat yang kaku dan efisien seringkali memungkinkan banyak waktu untuk berkunjung, mengungkapkan pendapat, berinteraksi secara menyenangkan, atau hanya menikmati perusahaan satu sama lain. meeting  yang tidak efisien yang dibiarkan berlarut-larut atau berurusan dengan olok-olok yang tidak berarti, seringkali membuat frustrasi peserta dan dapat merusak interaksi.
Suatu proses diskusi. Keberhasilan untuk komunikasi setiap item agenda yang menuntut interaksi dapat ditingkatkan jika ada proses diskusi yang jelas. Proses berikut membantu memfokuskan orang dan berada di halaman yang sama. Lebih lanjut, ini menghasilkan "penutupan" menghilangkan ujung longgar.
Untuk setiap item agenda yang perlu dibahas:

Negara - nyatakan secara singkat masalah atau item diskusi termasuk jenis agenda apa, tujuan, dan hasil yang diharapkan dari item tersebut.
Didik - jelaskan isu-isu yang melingkupi item itu dan alasannya ada dalam agenda. Berikan tujuan dan konteks untuk item agenda - "mengapa" untuk "apa" dan bagaimana hal itu cocok dengan konteks yang lebih besar.
Diskusikan - dalam parameter waktu yang ditetapkan, tanpa penilaian atau batasan, secara terbuka diskusikan item tersebut, dengarkan semua input tentang subjek.
Tutup - berakhir pada item agenda ini dengan membuat keputusan atau menetapkan langkah berikutnya yang jelas yang melibatkan jejak akuntabilitas: "Apa, oleh siapa, kapan?"


Fase "Negara" dan "Didik" dari proses ini dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab untuk item agenda. Bagian "Diskusikan" dipimpin oleh orang yang bertanggung jawab yang terlibat dalam diskusi dengan semua peserta. Bagian "Tutup" dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab atau bertanggung jawab atas item agenda. Mungkin "Tutup" dilakukan oleh suara atau orang yang berwenang "memanggil permainan." Dalam kasus apa pun, proses memungkinkan item agenda dipersiapkan dengan jelas, termasuk input dan partisipasi luas, kemudian menciptakan penutupan - tidak pernah meninggalkan tujuan yang longgar.
Setiap item dalam setiap meeting puncak harus dengan jelas menemukan alasan keberadaannya dan penutupan "akhir" atau "langkah berikutnya".
Mengikuti. meeting puncak yang efektif memiliki tindak lanjut yang jelas. Di akhir meeting puncak, pemimpin akan meringkas semua tindakan - semua "yang harus dilakukan" - menerangkan kontrak harapan: Apa? Oleh siapa? Kapan?
Terkadang pemimpin rapat bukanlah orang di perusahaan yang secara langsung bertanggung jawab atas item tindakan atau untuk orang yang melakukan item tindakan. Dalam kasus-kasus tersebut, sangat penting untuk menentukan jejak akuntabilitas. Siapa yang melakukan tindakan, siapa yang melakukan item tindakan yang bertanggung jawab kepada. Sumber daya apa, jika ada, yang diperlukan orang tersebut untuk mengimplementasikan item tindakan. Bagian dari tindak lanjut adalah untuk memberi tahu pihak lain tidak hadir tentang hal-hal yang dilakukan oleh bawahan mereka.
Aspek tindak lanjut lainnya adalah pemimpin rapat menyiapkan dan menyebarluaskan risalah rapat kepada para peserta, termasuk anggota yang tidak dapat hadir.
Daftar periksa manajemen rapat

meeting puncak Pra:

Siapkan agenda rapat
Tentukan peserta
Tentukan tanggal, waktu, dan tempat yang tepat untuk mengadakan meeting puncak
Jadwalkan ruang dan atur pengaturan kamar dan persediaan
Undang hadirin yang memberi tahu mereka tentang tanggal dan waktu, tempat, durasi, tujuan, dan agenda meeting puncak.
Mempersiapkan agenda formal termasuk jenis agenda
Persiapkan handout jika perlu
Dapatkan, atur atau jadwalkan semua persediaan, peralatan, atau minuman yang dibutuhkan

Di rapat:

Sebutkan tujuan rapat dan tinjau kerangka waktu untuk seluruh rapat
Pratinjau agenda termasuk jenis dan orang yang bertanggung jawab
Tetapkan peran pendukung jika perlu (pencatat waktu, perekam, dan fasilitator)
Panggil semua tambahan untuk agenda
Tentukan siapa yang tidak hadir dalam meeting puncak tersebut dan minta "sukarelawan" relawan untuk terhubung dengan orang yang tidak hadir
Ikuti item agenda menggunakan Proses Diskusi berikut (Negara, Mendidik, Diskusikan, Tutup)
Meninjau item tindakan apa pun dan mengklarifikasi jejak akuntabilitas

meeting puncak pos:

Sebarkan notulen rapat kepada semua anggota termasuk absen
Beri tahu orang yang bertanggung jawab tentang bawahannya yang bertanggung jawab atas item tindakan tertentu


meeting  yang tidak efektif dapat menyebabkan kerugian waktu yang signifikan. Anda akan membantu bisnis Anda  menjadi lebih sukses jika Anda mengikuti praktik terbaik untuk rapat. Selain itu "face time" akan membantu mendukung dan mempromosikan hubungan dan kerja tim yang baik.